Kedves Érdeklődő!
Ezen útmutató célja, hogy segítse a Kisalföldi Kosár Önkénteseket (továbbiakban: önkéntesek) és a Kosár Termelői Partnereit ( továbbiakban: termelők ) eligazodni a Kisalföldi Kosár Közösség (továbbiakban: Kosár) működési rendszerében, hogy ezáltal a lehető legjobb együttműködés jöjjön létre az önkéntesek, a termelők és a vásárlók között.
A Kosár működése folyamatos változáson megy keresztül, így a mindennapi ügymenet is a változásokhoz igazodik, amelyet közös tapasztalataink alakítanak ki. Az egyik örömteli változás, hogy a Kosár folyamatos növekedésben van, nő a vásárlók, a termelők és az önkéntesek száma is. Ahhoz viszont, hogy ennyi ember képes legyen együttműködni, kellenek a közösen átgondolt és felállított szabályok, amelyek nem korlátozni, hanem segíteni szeretnék a hatékony közös munkát.
Milyen ügyet, küldetést szolgál a Kosár?
A Kisalföldi Kosár Közösség egy közösség által támogatott mezőgazdasági kezdeményezés, amely a helyi termelők termékeinek eljutását segíti a helyi vásárlókhoz. Hiszünk benne, hogy a Kosár tevékenysége hosszútávon elősegíti a helyi gazdaság fejlesztését és a győri régió élelmiszer önrendelkezését, ezzel elősegítve a társadalmi fenntarthatóságot, valamint gazdagítva a Győr környéki lakosokat.
Kit hívunk önkéntesnek a Kosárban?
A Kosárban azokat hívjuk önkéntesnek, akik önként, belső indíttatásból vállalnak felelősséget a közösség ügyeiért és ennek érdekében szívesen végeznek munkát tekintet nélkül arra, hogy azért kapnak, vagy nem kapnak ellenszolgáltatást (költségtérítést, jutalmat, terméket, fizetést).
Mihez járul hozzá az Önkéntes a Kosárban?
- A Kosárnak mint közösségi vállalkozásnak, azaz egy alulról szerveződő civil közösségnek az önkéntesség a fő motorja, az önkéntesek tevékenységével lehet a Kosár rendszerét működtetni.
- A közösséget az önkéntesek lelkesedéséből, elkötelezettségéből fakadó aktív részvétele mozgatja.
- A Kosár önkénteseként az itt élő emberek tenni tudnak a saját életük jobbítása érdekében.
Hogy épül fel a Kosár munkafelülete?
A közösségi összefogás mögött a Kisalföldi Kosár Alapítvány áll mint jogi személy, így a Kisalföldi Kosár bevásárló közösség működtetése az Alapítvány egyik tevékenységi köre.
A Kosár rendszer 3 alappillére:
az önkéntesek, a termelők és a vevők.
A Kosarat az Alapítvány 5 tagú kuratóriuma irányítja.
A Kosár Közösség magját a legaktívabb önkéntesi kör alkotja, akiket a nem rendszeresen önkénteskedő, alkalmi segítők segítenek.
A Kisalföldi Kosár működésének alapelvei
A Kosár Közössége a kölcsönös bizalmon és felelős gondolkodáson alapszik, amely:
- a termelőktől a minőségi termékek előállítását, a tisztes megélhetéshez szükséges árkialakítást, valamint árgarancia (termékét nem adja semmilyen más fórumon alacsonyabb áron) biztosítását várja el,
- a vásárlóktól a fogyasztásuk felelősségteljes tervezését és a megrendelt áru pontos átvételét, kifizetését, illetve a minőségi áru iránti elvárást kívánja meg,
- az önkéntesektől az általuk vállalt feladatok felelősségteljes vállalását és megvalósítását kéri. Azaz ha valaki a Kosárban önként elvállalt egy munkát, akkor tudatosítsa magában, hogy ez innentől a kötelessége. Ha a kötelességének elvégzésében akadályoztatva van, akkor minél hamarabb értesítse az önkéntes koorinátort és keressen maga helyett a feladat elvégzésére alkalmas személyt.
A Kisalföldi Kosár Közösségben a belépés után első feladatai alkalmával minden önkéntesnek kötelező részt vennie az átadási nap összes munkafolyamatában (több alkalomra elosztva), hogy megtapasztalja a Kosár Közösség lényegét. Csak ezen munkafolyamatok megismerése után keresheti meg a rendszerben számára leginkább megfelelő helyet és kérhet új feladatokat.
Az átadási nap lendületes, folyamatos problémamegoldást igénylő munkafolyamat, ezért fontos, hogy az önkéntesek figyeljenek egymásra. A tapasztaltabbak támogassák azokat, akik még most tanulják a folyamatot. Fontos, hogy a problémákra, a hibákra való figyelemfelhívás empatikusan, udvariasan, elfogadóan történjen.
Milyen területeken lehet önkénteskedni a Kosárban?
Átadási nap önkéntes
– Személyes jelenlétet igénylő, időhöz kötött, aktív közösségi részvétel
Az átadási napon dolgozó önkéntes a Kosár Közösség arca, akivel a termelők és a vevők találkoznak, ezért elvárás a pontos, figyelmes munkavégzés, udvariasság, kedves, de határozott fellépés.
Áruátvevő önkéntes feladatai:
- az átadási nap elején segíti az átadóhely berendezését,
- átveszi a termelőktől az árut és elhelyezi az arra kijelölt helyre,
- kezeli a vevői és termelői listát,
- a vásárlói lista alapján összegyűjti az egy vásárlónak járó termékeket,
- a vásárlói listán jelöli, hogy mi az, ami már benne van a ládákban és mi az (pl. a hűtött termékek), amit a kiadáskor még hozzá kell tenni a megrendeléshez,
- kapcsolatot tart a termelőkkel, kezeli az átvétellel kapcsolatosan észrevett hibákat.
Áruátadó és pénztáros önkéntes feladatai:
- az átadási nap adminisztrációs feladatait és pénzügyeit intézi
- a ládák utolsó ellenőrzése,
- az áruk értékének, árának kiszámolása,
- beszélgetés a vásárlókkal, a jó kapcsolat megtartása,
- reagálás a vásárlói kérdésekre,
- tájékoztatás, információadás a közösség életéről
- pénzügyi elszámolás a termelőkkel,
- az átadási nap végén a terület átadása, elpakolás, takarítás.
Weboldal moderátor önkéntes
– Személyes jelenlétet nem igénylő, időhöz kevéssé kötött, aktív közösségi részvétel
A moderátorok feladata a www.kisalfoldikosar.hu weboldalra, a termelők által feltöltött tartalmak folyamatos nyomon követése, ellenőrzése, a hibák jelzése a weboldal karbantartója és a termelők felé. Feltétele a felhasználói szintű számítógépes ismeret, internetelérés és saját eszköz használata, jó helyesírás. A moderátorok munkája aktív és folyamatos, viszont bárhonnét végezhető. Megbeszélések alkalmával időhöz kötött és a határidők pontos betartását kéri.
Reklám,marketing önkéntes
– Személyes jelenlétet nem igénylő, időhöz kevéssé kötött, aktív közösségi részvétel
A Kisalföldi Kosár Facebook oldalának, instagram felületének, facebook csoportjainak szerkesztése, moderálása. Plakátok, szórólapok, felhívások szerkesztése. Kapcsolattartás a sajtóval. Feltétel a jó helyesírás és fogalmazási készség. Elvárás a közösségi platformok, social media felületek alkalmazásának felhasználói szintű ismerete, internetelérés, saját eszköz és programok használata, gyakorlat a reklám-marketing területen.
Alkalmi önkéntes
– Személyes jelenlétet igénylő, időhöz kötött, rugalmasságot igénylő, alkalmi közösségi részvétel
Az alkalmi önkéntesek fő feladata az állandó átadási nap önkénteseinek helyettesítése szükség esetén. Jelentkezésükkel vállalják, hogy a munkafolyamatok megismerése céljából részt vesznek legalább 2 átadási napon, majd ezt követően hozzájárulnak felvételükhöz az alkalmi önkéntesek listájára. A listán szereplő önkénteseket az utolsó pillanatban (szerda este, csütörtök délelőtt) is keresheti a koordinátor szükség esetén.
Milyen módon történik az önkéntesek bevezetése?
Az új önkéntesek minden esetben átadási napon kezdik a munkájukat, hogy megismerják a bevásárlóközösség alapjait és rendszerét. Első alkalommal alapfeladatokat kapnak, valamint kijelölünk melléjük egy mentort a tapasztaltabb önkéntesek közül. Néhány alkalommal együtt dolgoznak, így az új önkéntes tapasztalati tanulással, a gyakorlatban tanulja meg az átadás napi feladatokat. Későbbiekben az önkéntes választhat más, neki tetsző feladatot és kérheti az adott munkacsoporta sorolását.
Hogyan zajlik egy átadási napi önkéntes munkája?
Az önkéntesek beosztási táblázata a Kisalföldi Kosár Közösség facebook munkacsoportjának közleményében található. Az önkéntesek saját maguk szerkeszthetik és tölthetik fel benne a vállalásaikat. Részvételi szándékukat legkésőbb az aktuális héten kedd este 8 óráig (amennyiben az átadási nap csütörtök) kell jelezniük, részletesen kitérve az átvételi (14:30-16:30), az átadási (16:30-18:00) és pénztárosi munkafolyamatokra. Minden munkafolyamatra minimum 2-2 fő önkéntesre van szükség, kivéve a pénztáros (1fő).
Amennyiben nincs megfelelő számú önkéntes jelentkező a megadott határidőig, az erre megbízott önkéntes felveszi a kapcsolatot az alkalmi önkéntesekkel és feltölti az üres helyeket.
A rendelések listáját (pakolás és pénztár) a weboldal kezelője az átadás előtti napon továbbítja a szolgálatban lévő önkénteseknek, akik azt kinyomtatva magukkal viszik az átadási napon a helyszínre.
A munkafolyamat:
- Az önkéntesnek az átadási napon legkésőbb 14:30-kor meg kell jelennie az átvétel helyszínén. Feladata az átadási hely előkészítése a termékek fogadására: asztalok kipakolása, ládák felállítása, azok számozása a rendelési lista alapján, hűtőegységek beüzemelése, tisztítása, írásbeli üzembe helyezése.
- 14:30-16:00 között a beérkező áruk fogadása, részletes átvétele a rendelési lista alapján, árváltozások rögzítése. A termelő nem hagyhatja el az átvételi helyszínt, míg minden rá vonatkozó rendelési tétel nem került vizsgálatra. Az esetleges hiányosságokat, sérüléseket, változásokat is ekkor kell rögzíteni.
A hűtést igénylő termékeket az arra a célra kijelölt hűtőszekrényben kell tárolni az átvételtől a vásárlók megérkezésééig, külön figyelmet fordítva az egyes élelmiszerfajták elkülönítésére (hús, tojás, tejtermék) - 16:00-16:30 között az önkéntesek készülnek a vásárlók fogadására. Összeállítják a rendeléseket a pakolási lista alapján, az ömlesztett árukat szétosztják, a ládákban a megrendelési számnál a hűtött termékeket megjelölik. A nem fix áras termékek árát ellenőrizni kell, a tényleges árat pedig átírni a vásárlói listán, a végösszeget ki kell számítani. Amennyiben a rendelési lista alapján valamely termék nem érkezett be, fel kell venni a kapcsolatot a termelővel.
- 16:30-18:00 vásárlók érkezése. A vásárló érkezésekor az önkéntes megkeresi a vásárló ládáját a megrendelési szám alapján. Amennyiben szükséges, megkeresi a hűtőszekrényben a rendeléshez tartozó hűtött termékeket. Tételesen kiadja a vásárló számára a megrendelt termékeket, tájékoztatja az esetleges változásokról, különösen a nem fix árú termékek végleges áráról. Ha van ilyen, visszaveszi a vásárló által behozott újrahasznosítható csomagolóanyagokat, üvegeket. Amennyiben a rendelési lista alapján minden termék átadásra került, a vásárlót a pénztárhoz irányítja.
- A pénztáros átveszi a rendelés ellenértékét a vásárlótól. Tájékoztatja az aktualitásokról, esetleges új termékekről, termelőkről, kóstoltatásokról, programokról.
- 18:00 az átadási nap zárása. Amennyiben van olyan rendelés, amelyért a vásárló nem érkezett meg, fel kell vele venni a kapcsolatot. Ezután kerül sor az átadási helyszín rendbetételére, az asztalok és a ládák visszapakolására, szükség esetén tisztítására, a hűtő kitisztítására és áramtalanítására, írásbeli lezárása. A kassza zárásával és összesítés készítésével zárul az átadási nap.
Kihez fordulhatok, ha problémám, panaszom van?
Amennyiben az önkénteskedésed során nehézségbe ütközöl, nem értesz valamit, esetleg konfliktusba kerülsz, kérünk ne add fel egyből, hiszen a közösség törvényszerűen hordoz különbözőségeket. Azonban itt is érvényesülnie kell a legfontosabb alapelvünknek a “felelős gondolkodásnak és a kölcsönös bizalomnak”, ezért ha bármilyen problémád van, akkor első lépésként próbáld meg az” itt és most” elv szerint kezelni, megoldani az adott problémát! Ha ez nem sikerül, akkor pedig fordulj az önkéntes koordinátorhoz, majd harmadik lépésként a Kosár öt tagú vezetőségének tagjaihoz!
Mit kell tennem, ha nem szeretnék már önkéntes lenni?
Amennyiben valamilyen oknál fogva nem szeretnél a továbbiakban az önkéntesünk lenni, akkor kérünk téged, hogy ezt jelezd az önkéntes koordinátornak. Ezt megteheted személyesen vagy egy email útján is. Amennyiben az önkénteskedésed során felmerült problémák miatt hagysz el minket, akkor külön megköszönjük, ha megosztod velünk tapasztalataidat, hiszen ezzel lehetővé teszed számunkra, hogy javítsuk a rendszerünket.
A Kisalföldi Kosár elérhetőségei:
Közérdekű információ:
E-mail: info@kisalfoldikosar.hu
Önkéntesek koordinátora: Kováts Kinga
E-mail: kovats84@gmail.com
Termelői belépéssel kapcsolatos információ:
E-mail: termelok@kisalfoldikosar.hu
Az alapítvány közvetlen elérhetősége: Kováts Kinga
E-mail: kovats84@gmail.com