Működési ismertető

Kedves  Érdeklődő!

Ezen útmutató célja, hogy segítse a Kisalföldi Kosár Önkénteseket (továbbiakban: önkéntesek) és a Kosár Termelői Partnereit ( továbbiakban: termelők ) eligazodni a Kisalföldi Kosár Közösség (továbbiakban: Kosár) működési rendszerében, hogy ezáltal a lehető legjobb együttműködés jöjjön létre az önkéntesek, a termelők és a vásárlók között.

A  Kosár  működése  folyamatos  változáson  megy  keresztül,  így  a  mindennapi  ügymenet  is  a változásokhoz  igazodik,  amelyet  közös  tapasztalataink  alakítanak ki.  Az  egyik  örömteli  változás, hogy a Kosár folyamatos növekedésben van, nő a vásárlók, a termelők és az önkéntesek száma is. Ahhoz  viszont,  hogy  ennyi  ember  képes  legyen  együttműködni,  kellenek  a  közösen  átgondolt  és felállított szabályok, amelyek nem korlátozni, hanem segíteni szeretnék a hatékony közös munkát.

Milyen ügyet, küldetést szolgál a Kosár?

A  Kisalföldi  Kosár  Közösség  egy  közösség  által  támogatott  mezőgazdasági  kezdeményezés, amely  a  helyi  termelők  termékeinek  eljutását  segíti  a  helyi  vásárlókhoz.  Hiszünk  benne,  hogy  a Kosár  tevékenysége hosszútávon  elősegíti  a  helyi  gazdaság fejlesztését  és  a győri régió élelmiszer önrendelkezését,  ezzel elősegítve a társadalmi   fenntarthatóságot, valamint gazdagítva a Győr környéki lakosokat.

Kit hívunk önkéntesnek a Kosárban?

A Kosárban azokat hívjuk önkéntesnek, akik önként, belső indíttatásból vállalnak felelősséget a közösség ügyeiért és ennek érdekében szívesen végeznek munkát tekintet nélkül arra, hogy azért kapnak, vagy nem kapnak ellenszolgáltatást (költségtérítést, jutalmat, terméket, fizetést).

Mihez járul hozzá az Önkéntes a Kosárban?

  • A Kosárnak mint közösségi vállalkozásnak, azaz egy alulról szerveződő civil közösségnek az önkéntesség a fő motorja, az  önkéntesek tevékenységével lehet a Kosár rendszerét működtetni.
  • A közösséget az önkéntesek lelkesedéséből, elkötelezettségéből fakadó aktív részvétele mozgatja.
  • A Kosár önkénteseként az itt élő emberek tenni tudnak a saját életük jobbítása érdekében.

Hogy épül fel a Kosár munkafelülete?

A közösségi összefogás mögött a Szigetközi Szatyor Alapítvány áll mint jogi személy, így a Kisalföldi Kosár bevásárló közösség működtetése az Alapítvány egyik tevékenységi köre.

A Kosár rendszer 3 alappillére:
az önkéntesek, a termelők és a vevők.

A Kosarat jelenleg egy 5 tagú vezetőség irányítja, amelyet fél évente újra választunk. Az 5 tagú vezetőségben 2 fő a termelők érdekeit, 2 fő a vásárlók és az önkéntesek érdekeit, míg 1 fő az Alapítvány érdekeit képviseli.

A Kosár Közösség magját a legaktívabb önkéntesi kör alkotja, akiket a nem rendszeresen  önkénteskedő, alkalmi  segítők segítenek.

A Kisalföldi Kosár működésének alapelvei

A Kosár Közössége a kölcsönös bizalmon és felelős gondolkodáson alapszik, amely:

  1. a   termelőktől   a   minőségi   termékek előállítását, a   tisztes   megélhetéshez   szükséges árkialakítást, valamint árgarancia (termékét nem adja semmilyen más fórumon alacsonyabb áron) biztosítását várja el,
  2. a vásárlóktól a fogyasztásuk felelősségteljes tervezését és a megrendelt áru pontos átvételét, kifizetését, illetve a minőségi áru iránti elvárást kívánja meg,
  3. az  önkéntesektől az általuk vállalt feladatok felelősségteljes vállalását  és megvalósítását kéri. Azaz ha valaki a Kosárban önként elvállalt egy munkát, akkor tudatosítsa magában, hogy ez innentől a kötelessége. Ha a kötelességének elvégzésében akadályoztatva van,  akkor  minél hamarabb értesítse az önkéntes koorinátort és keressen  maga  helyett a feladat elvégzésére alkalmas személyt.

A  Kisalföldi  Kosár  Közösségben  a belépés után első feladatai alkalmával minden önkéntesnek kötelező részt vennie az átadási nap összes munkafolyamatában (több alkalomra elosztva), hogy  megtapasztalja  a   Kosár  Közösség lényegét. Csak ezen munkafolyamatok megismerése után keresheti meg a rendszerben számára leginkább megfelelő helyet és kérhet új feladatokat.

Az átadási nap lendületes, folyamatos problémamegoldást igénylő munkafolyamat, ezért fontos, hogy az   önkéntesek   figyeljenek   egymásra.   A   tapasztaltabbak   támogassák   azokat,   akik   még   most tanulják a folyamatot. Fontos, hogy a problémákra, a hibákra való figyelemfelhívás empatikusan, udvariasan, elfogadóan történjen.

Milyen területeken lehet önkénteskedni a Kosárban?

Átadási nap önkéntes

– Személyes jelenlétet igénylő, időhöz kötött, aktív közösségi részvétel

Az átadási napon dolgozó önkéntes a Kosár Közösség arca, akivel a termelők és a vevők találkoznak, ezért elvárás a pontos, figyelmes munkavégzés, udvariasság, kedves, de határozott fellépés.

Áruátvevő önkéntes feladatai:

  • az átadási   nap   elején   segíti   az   átadóhely berendezését,
  • átveszi a termelőktől az árut és elhelyezi az arra kijelölt helyre,
  • kezeli a vevői és termelői listát,
  • a vásárlói  lista  alapján  összegyűjti  az  egy  vásárlónak  járó  termékeket,  
  • a  vásárlói  listán  jelöli,  hogy  mi  az,  ami  már  benne  van  a  ládákban  és  mi  az  (pl.  a hűtött termékek), amit a kiadáskor még hozzá kell tenni a megrendeléshez,
  • kapcsolatot tart a termelőkkel, kezeli az átvétellel kapcsolatosan észrevett hibákat.

Áruátadó és pénztáros önkéntes feladatai:

  • az átadási nap adminisztrációs feladatait és pénzügyeit intézi
  • a ládák utolsó ellenőrzése,
  • az áruk értékének, árának kiszámolása,
  • beszélgetés a vásárlókkal, a jó kapcsolat megtartása,
  • reagálás a vásárlói kérdésekre,
  • tájékoztatás, információadás a közösség életéről
  • pénzügyi elszámolás a termelőkkel,
  • az átadási nap végén a terület átadása, elpakolás, takarítás.

Weboldal moderátor önkéntes

– Személyes jelenlétet nem igénylő, időhöz kevéssé kötött, aktív közösségi részvétel

A moderátorok feladata a www.kisalfoldikosar.hu weboldalra, a termelők által feltöltött tartalmak folyamatos nyomon követése, ellenőrzése, a hibák jelzése a weboldal karbantartója és a termelők felé. Feltétele a felhasználói szintű számítógépes ismeret, internetelérés és saját eszköz használata, jó helyesírás. A moderátorok munkája aktív és folyamatos, viszont bárhonnét végezhető. Megbeszélések alkalmával időhöz kötött és a határidők pontos betartását kéri.

Reklám,marketing önkéntes

– Személyes jelenlétet nem igénylő, időhöz kevéssé kötött, aktív közösségi részvétel

A Kisalföldi Kosár Facebook oldalának, instagram felületének,  facebook csoportjainak szerkesztése, moderálása. Plakátok, szórólapok, felhívások szerkesztése.  Kapcsolattartás a sajtóval. Feltétel a jó helyesírás és fogalmazási készség. Elvárás a közösségi platformok, social media felületek alkalmazásának felhasználói szintű ismerete, internetelérés, saját eszköz és programok használata, gyakorlat a reklám-marketing területen.

Alkalmi önkéntes

– Személyes jelenlétet igénylő, időhöz kötött, rugalmasságot igénylő, alkalmi közösségi részvétel

Az alkalmi önkéntesek fő feladata az állandó átadási nap önkénteseinek helyettesítése szükség esetén. Jelentkezésükkel vállalják, hogy a munkafolyamatok megismerése céljából részt vesznek legalább 2 átadási napon, majd ezt követően hozzájárulnak felvételükhöz az alkalmi önkéntesek listájára. A listán szereplő önkénteseket az utolsó  pillanatban  (szerda  este,  csütörtök  délelőtt)  is  keresheti a koordinátor szükség esetén.

Milyen módon történik az önkéntesek bevezetése?

Az új önkéntesek minden esetben átadási napon kezdik a munkájukat, hogy megismerják a bevásárlóközösség alapjait és rendszerét. Első alkalommal alapfeladatokat kapnak, valamint kijelölünk melléjük egy mentort a tapasztaltabb önkéntesek közül. Néhány  alkalommal  együtt  dolgoznak,  így  az  új  önkéntes  tapasztalati  tanulással,  a gyakorlatban tanulja meg az átadás napi feladatokat. Későbbiekben az önkéntes választhat más, neki tetsző feladatot és kérheti az adott munkacsoporta sorolását.

Hogyan zajlik egy átadási napi önkéntes munkája?

Az önkéntesek beosztási táblázata a Kisalföldi Kosár Közösség facebook munkacsoportjának közleményében található. Az önkéntesek saját maguk szerkeszthetik és tölthetik fel benne a vállalásaikat. Részvételi szándékukat legkésőbb az aktuális héten kedd este 8 óráig (amennyiben az átadási nap csütörtök) kell jelezniük, részletesen kitérve az átvételi (14:30-16:30), az átadási (16:30-17:30) és pénztárosi munkafolyamatokra. Minden munkafolyamatra minimum 2-2 fő önkéntesre van szükség, kivéve a pénztáros (1fő).

Amennyiben nincs megfelelő számú önkéntes jelentkező a megadott határidőig, az erre megbízott önkéntes felveszi a kapcsolatot az alkalmi önkéntesekkel és feltölti az üres helyeket.

A rendelések listáját (pakolás és pénztár) a weboldal kezelője az átadás előtti napon továbbítja a szolgálatban lévő önkénteseknek, akik azt kinyomtatva magukkal viszik az átadási napon a helyszínre.

A munkafolyamat:

  1. Az önkéntesnek az átadási napon legkésőbb 14:30-kor meg kell jelennie az átvétel helyszínén. Feladata az átadási hely előkészítése a termékek fogadására: asztalok kipakolása, ládák felállítása, azok számozása a rendelési lista alapján, hűtőegységek beüzemelése, tisztítása, írásbeli üzembe helyezése.
  2. 14:30-16:00 között a beérkező áruk fogadása, részletes átvétele a rendelési lista alapján, árváltozások rögzítése. A termelő nem hagyhatja el az átvételi helyszínt, míg minden rá vonatkozó rendelési tétel nem került vizsgálatra. Az esetleges hiányosságokat, sérüléseket, változásokat is ekkor kell rögzíteni.
    A hűtést igénylő termékeket az arra a célra kijelölt hűtőszekrényben kell tárolni az átvételtől a vásárlók megérkezésééig, külön figyelmet fordítva az egyes élelmiszerfajták elkülönítésére (hús, tojás, tejtermék)
  3. 16:00-16:30 között az önkéntesek készülnek a vásárlók fogadására. Összeállítják a rendeléseket a pakolási lista alapján, az ömlesztett árukat szétosztják, a ládákban a megrendelési számnál a hűtött termékeket megjelölik.  A nem fix áras termékek árát ellenőrizni kell, a tényleges árat pedig átírni a vásárlói listán, a végösszeget ki kell számítani. Amennyiben a rendelési lista alapján valamely termék nem érkezett be, fel kell venni a kapcsolatot a termelővel.
  4. 16:30-17:30 vásárlók érkezése. A vásárló érkezésekor az önkéntes megkeresi a vásárló ládáját a megrendelési szám alapján. Amennyiben szükséges, megkeresi a hűtőszekrényben a rendeléshez tartozó hűtött termékeket. Tételesen kiadja a vásárló számára a megrendelt termékeket, tájékoztatja az esetleges változásokról, különösen a nem fix árú termékek végleges áráról. Ha van ilyen, visszaveszi a vásárló által behozott újrahasznosítható csomagolóanyagokat, üvegeket. Amennyiben a rendelési lista alapján minden termék átadásra került, a vásárlót a pénztárhoz irányítja.
  5. A pénztáros átveszi a rendelés ellenértékét a vásárlótól. Tájékoztatja az aktualitásokról, esetleges új termékekről, termelőkről, kóstoltatásokról, programokról.
  6. 17:30 az átadási nap zárása. Amennyiben van olyan rendelés, amelyért a vásárló nem érkezett meg, fel kell vele venni a kapcsolatot. Ezután kerül sor az átadási helyszín rendbetételére, az asztalok és a ládák visszapakolására, szükség esetén tisztítására, a hűtő kitisztítására és áramtalanítására, írásbeli lezárása. A kassza zárásával és összesítés készítésével zárul az átadási nap.

Kihez fordulhatok, ha problémám, panaszom van?

Amennyiben  az  önkénteskedésed  során nehézségbe ütközöl,   nem   értesz   valamit,   esetleg konfliktusba   kerülsz,   kérünk   ne   add   fel   egyből,  hiszen a közösség   törvényszerűen   hordoz különbözőségeket.  Azonban itt is érvényesülnie kell a legfontosabb alapelvünknek   a   “felelős gondolkodásnak  és  a  kölcsönös  bizalomnak”,  ezért  ha  bármilyen  problémád  van,  akkor  első lépésként próbáld meg az” itt és most” elv szerint kezelni, megoldani az adott problémát! Ha ez nem sikerül, akkor pedig fordulj az  önkéntes  koordinátorhoz,  majd harmadik lépésként  a  Kosár öt tagú vezetőségének tagjaihoz!

Mit kell tennem, ha nem szeretnék már önkéntes lenni?

Amennyiben  valamilyen  oknál  fogva  nem  szeretnél  a  továbbiakban  az  önkéntesünk  lenni,  akkor kérünk  téged,  hogy  ezt  jelezd  az  önkéntes  koordinátornak. Ezt  megteheted személyesen vagy egy email útján is. Amennyiben az önkénteskedésed során felmerült problémák miatt  hagysz el minket, akkor külön megköszönjük, ha megosztod velünk tapasztalataidat,  hiszen ezzel lehetővé teszed számunkra, hogy javítsuk a rendszerünket.

A Kisalföldi Kosár elérhetőségei:

A vezetőségnek a központi e-mailen írhatsz: info@kisalfoldikosár.hu

Az alapítvány közvetlen elérhetősége: Balogh Zoltán kurátor
Telefon: 0670/3649490
E-mail: szigetkoziszatyor@gmail.com

Önkéntesek Koordinátora: Ludvig Nikoletta
Tel.: 0620/2359858
E-mail: ludvig.nicolette@gmail.com

Termelői belépéssel kapcsolatos kérdések: Boros Erzsébet
Telefon: 0630/3779771
Email: termelok@kisalfoldikosar.hu